¿Cómo usar la agenda online de Doctoralia? Consejos para asistentes y recepcionistas

gestión de la consulta para asistentes administrativos

La manera de gestionar las consultas médicas ha evolucionado sobre todo en los últimos años gracias a la aparición de las nuevas tecnologías, moviéndose hacia un entorno cada vez más digital.

Es por eso que optimizar el tiempo es esencial para poder enfocarse en lo que realmente importa: garantizar una buena experiencia a los pacientes.

Tanto si es usted quien gestiona su consulta como si cuenta con un asistente o auxiliar de recepción para ello, es importante tener en cuenta algunos consejos y recomendaciones para brindar a los pacientes la mejor experiencia posible.

A continuación le damos algunas claves para lograrlo.

Autonomía y agilidad en la gestión del paciente para brindarle la mejor experiencia

La importancia de activar su calendario y mantenerlo actualizado

Una vez que el paciente ya ha tomado la decisión de visitarse con usted, lo más probable es que trate de reservar cita a través de su calendario. Es por eso que es esencial que tenga habilitada la reserva online de cita para que los pacientes puedan reservar su visita de forma fácil, ágil y rápida.

Paralelamente, es importante que el calendario esté siempre actualizado, ya que de este modo no se solaparán las visitas y los pacientes podrán consultar siempre su disponibilidad real.

Además, piense que si tiene automatizado todo el proceso de reserva de cita, podrá dedicar ese tiempo que ahorrará gestionando la agenda, a otras tareas de vital importancia para garantizar una buena experiencia a los pacientes. A su vez, el paciente tendrá autonomía para seleccionar los servicios que necesita en el momento en el que mejor le venga.

Estas son algunas de las ventajas de activar su calendario y mantenerlo actualizado: 

⏳ Permite ahorrar tiempo en la gestión de la agenda y las llamadas telefónicas

Gestionar las visitas en una agenda de papel supone una inversión de tiempo y recursos innecesarios. Con la agenda de Doctoralia, verá que su agenda de gestiona sola; es decir: cada vez que un paciente reserve una cita tanto usted como su asistente recibirán una notificación al instante y el hueco dejará de estar disponible en el calendario. 

 

🔍 Permite llegar a más pacientes en automático

Hagamos un cálculo rápido: cada vez que un paciente llama a la consulta para reservar cita, el personal de recepción invierte un promedio de 4 minutos en gestionar dicha llamada. Si se reciben 15 llamadas diarias, estaríamos hablando de un total de 5 horas invertidas a la semana solamente en gestionar las reservas por teléfono.

Si activa su agenda, no solamente estará llegando a más pacientes sino que además el personal administrativo podrá dedicar el tiempo que ahorra en las llamadas realizando otras tareas de mayor impacto.

Si desea más información sobre cómo activar su agenda y gestionarla, le recomendamos leer los siguientes artículos de ayuda:

 

La facilidad de centralizar la comunicación con los pacientes

Otra de las grandes ventajas de la digitalización es que permite centralizar la comunicación con los pacientes. Por ejemplo, desde su agenda puede habilitar los recordatorios de visita automatizados, de modo que los pacientes recibirán un mensaje recordándoles la fecha de la visita 24 h antes de la cita.

Además, también tiene la posibilidad de enviar campañas personalizadas aquellos pacientes que elija, ya sea para comunicarles novedadespromocionesinformándoles de la importancia de realizar una revisión periódica. Todo ello a través de una de las vías de comunicación más amigables que existen: los emails y los SMS.

Esto, además de ser menos invasivo que una llamada de teléfono no esperada, también ayuda a agilizar procesos ya que no se estarán destinando tiempo ni recursos a realizar llamadas a modo de recordatorio.

Y es que a día de hoy, recibir una llamada no esperada se considera algo invasivo. Sin embargo, recibir un email o mensaje de texto recordando la visita permite que los pacientes lo lean cuando puedan. 

El personal de gestión de su consulta puede agilizar estas gestiones con los siguientes recursos:


Si desea más información sobre cómo fidelizar a los pacientes a través de las campañas para pacientes o los mensajes privados, no dude en consultar nuestro Centro de Ayuda.

Y bien, ¿qué le parecieron estos consejos para ahorrar tiempo en la gestión de la consulta y priorizar aquellas tareas que influyen directamente en brindar una mejor experiencia a los pacientes?

Optimizar la gestión de la consulta es el primer paso para tener una consulta que sea rentable a largo plazo. ¿Se anima a poner en práctica estos consejos? :)